ERP, bir işletmenin hammadde alımından satış sonrasına kadar (Teklif Yönetimi, Satınalma, Üretim, Üretim Planlama, Tedarik Yönetimi, Müşteri İlişkileri Yönetimi [CRM], İnsan Kaynakları, Muhasebe, Finans, Proje Takibi, Dış Ticaret vs.) tüm iş süreçlerini kapsayan, ihtiyaçlarınıza göre çok esnek bir yazılımdır. Piyasada onlarca ERP ve ERP olduğunu iddia eden program var, peki hangisi size uygun?
ERP, "Enterprise Resource Planning" kelimlerinin baş harflerini ifade etmektedir. Türkçemize ise; "Kurumsal Kaynak Planlama" olarak çevirisi yapılmıştır. 'Firmanızdaki tüm süreçleri kapsayan tek bir yazılım' demek sanırız yeterince kısa ve anlamlı bir açıklama olacaktır. Bu sayede; muhasebe için ayrı, stok için ayrı, müşteri takibi için ayrı, teslimat için ayrı, planlama için ayrı bir program bulmak zorunda kalmazsınız. Ek kontrol yazılımlarınızı da ERP sisteminize entegre ederek tek merkezden tüm firmanızı yönetirsiniz. Örneğin; personel takip PDKS cihazı yazılımınız ile ilişkilendirilerek, personelin giriş-çıkış verilerinden kolayca otomatik maaş hesaplaması yaptırabilirsiniz.
Faydaları Nelerdir?
- Stoktan muhasebeye kadar tüm iş akışları kontrol edilebildiğinden, üretim planının eksiksiz ve hatasız olmasını sağlar
- Hangi noktalarda ve kalemlerde maliyet artışı olduğu gözlemlenerek önlem alınmasına yardımcı olur.
- Riskli müşteriler raporlanarak yaklaşım tarzı konusunda farklı bir yol izlenmesini sağlar.
- Müşteri ile yapılan tüm yazışma ve görüşmeler kayıt altına alındığından olası satış personeli değişiminde bilgi açısından kayıpsız olarak devam edilir.
- Tüm sipariş ve projelerin anlık olarak hangi durumda oldukları hakkında kolayca bilgi edinilebilir. Birim sorumluları veya personel ile gereksiz diyaloğa gerek kalmaz, bu sayede verimlilik artar.
- Talepleriniz hemen yazılıma adapte edilerek değişen piyasa koşullarına hızlı şekilde uymanızı sağlar.
- Tüm işlemler ve yazışmalar program üzerinde olduğundan evrak kaybolma derdiniz minimuma iner.
- Bir işlemin hangi birimde ne kadar süre kaldığını anlık olarak görebildiğinizden dolayı sorunun neden kaynaklandığını gözlemleyebilir, aynı zamanda personel performanslarını da ölçebilirsiniz.
- En önemli faydası ise; yönetim tüm firmayı A'dan Z'ye izleyebildiğinden dolayı (raporlar ve görsel grafikler) kritik kararların daha isabetli alınması için sağlam bir zemin oluşturacaktır.
ERP Seçiminde Dikkat Edilecek Hususlar Nelerdir?
Bu noktada en önemli soru; firmanıza en uygun yazılım hangisidir? "Kimse yoğurdum ekşi demez" deyimini duymuşsunuzdur. ERP yazılımı satışı yapan bir firmanın "hangi yazılımı kullanmalıyım?" sorusuna vereceği cevabının; "Tabi ki bizim sattığımız" olacağını tahmin etmek takdir edersiniz ki hiç de zor değil.
Ticari Program veya ERP
Firmalar tarafından tercihte en çok yanlış yapılan konu; satın alınan programın ERP olarak lanse edilmesine rağmen aslen teknik olarak tamamen aynı özellikleri barındırmamasıdır. Ticari yazılımlarla ERP yazılımları birbiri ile karıştırmamalıdır.
Devamlılık ve Destek
Satın alınan yazılım çok büyük kurumlarda uygulansa bile 7/24 kesintisiz etkin kullanım imkanı sağlamalıdır. Yazılımı yapan firmanın bireysel değil, kurumsal olması en önemli seçim kriterlerinizden biri olmalıdır. Piyasada sadece fiyat uygunluğuna aldanılarak satın alınan bazı yazılımlara, satışı yapan firmanın mali ve idari zayıflığı nedeniyle bir süre sonra destek alınamamakta ve ödenen bedelin boşa gitmesinden ziyade satın alan firmanın emek ve zamanının da harcanmasına sebep olmaktadır. Bu nedenle fiyat tabiki dikkate alınacak ama seçim sırasında kesinlikle birinci dereceden kriter olmamalıdır.
Yaygınlık
Kurulacak sistemin merkez-şube lokasyonunda farklı ihtiyaçlara anında ve kesintisiz karşılık verecek yapıya sahip olmalıdır. 2-3 sene sonra belki bu noktadan çok daha iyi konumda olabilirsiniz, o yüzden yazılım da dev organizasyonlara dahi hizmet verebilecek teknolojik düzeyde bulunmalıdır.
Kullanışlılık
İstenen verilere kolay ulaşılabilmeli ve kişiselleştirme taleplerine cevap verebilmelidir. Departman ya da kişilere göre ayar mekanizması sayesinde son derece esnek yapıda olmalıdır.
Entegrasyon ve Teknoloji
Donanım ve yazılım üreticileri tarafından piyasaya sürülecek çözümlerden veri alış verişi yapmaya imkan sağlamalı, bu konuda dünya standartlarında teknolojik altyapı sağlamalıdır.
Güvenlik
Yazılımda firmaya özel tüm kurumsal bilgiler yer alacağından dolayı güvenlik son derece önemlidir. Sistem üzerinde etkin güvenlik duvarı uygulanabilmeli, en son kullanılan temel güvenlik unsurlarını barındırmalıdır.
Platform
Yazılımın şirkette kurulacak bir sunucu üzerinde barındırılarak kullanılması ve dışarıdan RDP (uzak masaüstü) ile ulaşılması veya tamamen web tabanlı olarak internetin olduğu her yerden direkt olarak ulaşılması, seçimde yer alacak kriterlerden bir diğeridir.
Size Nasıl Yardımcı Olabiliriz?
DBS Danışmanlık olarak gelinen noktada ERP Danışmanlığı hizmeti vermekteyiz. Bu hizmetimizde firmanızın mali, idari, organizasyonel yapısını inceliyor, ayırabileceğiniz bütçe ve talepleriniz konusunda karşılıklı mülakatlar yapıyor ve akabinde sizin kriterlerinize göre en uygun ERP yazılımının seçimi konusunda destek sağlıyoruz. Danışmanlık sürecimiz sonunda size ortalama 20 sayfa düzeyinde bir rapor sunuyor, bu raporumuz içeriğinde; sektörde kriterlerinize ve yapınıza göre incelenen tüm yazılımların artı-eksi, güçlü-zayıf yönlerini, fiyatlarını, teknolojilerini vs. belirtiyor, puanlama sistemi ile sizin için en uygun seçimimiz başlığı altında tavsiyede bulunuyor, bu sayede en doğru seçimi yapmanıza olanak sağlıyoruz. Gereksiz maliyet ya da ileride çok daha pahalıya malolabilecek kayıplarla karşılaşmamak adına sizlere en doğru danışmanlık hizmetini vermeyi kendimize amaç edindik.